In dit rekenvoorbeeld maken wij deels gebruik van de rekenmodule van TNO. Stel u bent een bedrijf met 35 medewerkers binnen de branche ‘zakelijke dienstverlening’. Alle medewerkers hebben een voltijd baan. De gemiddelde totale loonsom (exclusief sociale lasten) bedraagt dan € 1.402.695 Stel daarbij dat u het brancheconforme ziekteverzuimpercentage van 4,4% heeft.
Vervanging en productieverlies
De kosten van vervanging en productieverlies komen dan volgens de TNO rekenmodule op € 74.714,00.
Verzuimbegeleiding
Wij hanteren voor deze post niet de rekenmodule van TNO. Als regel gaan wij uit van 1 P&O medewerker (zie onderaan deze pagina) per 300 medewerkers, d.w.z. 0.003 P&O medewerker per medewerker.
Stel dat het salaris van uw P&O medewerker € 35.000 (1 fte) op jaarbasis bedraagt en dat de P&O medewerker 10% van zijn tijd verzuimgerichte activiteiten uitvoert (schatting bij 4% verzuim). De kosten van de verzuimbegeleiding door de P&O medewerker zijn dan: 0.0033×0,1×35.000 = € 11,66 per medewerker. Voor 35 medewerkers bedragen de interne kosten dan € 408,30.
Wij gaan in dit rekenvoorbeeld uit van 1 leidinggevende (zie onderaan deze pagina) op 10 medewerkers, d.w.z 0.1 leidinggevende per medewerker.
Stel dat het jaarsalaris van uw leidinggevende € 35.000 is en uw leidinggevende besteedt 10% van zijn tijd aan verzuimgerichte activiteiten (schatting bij 4% verzuim). Dan zijn de kosten van de verzuimbegeleiding door de leidinggevende: 0.1×0,1×35.000 = € 350,00. Dus per medewerker zijn de ‘interne’ verzuimkosten € 361,66. Voor 35 medewerkers bedragen de interne kosten dan €12.658,10 per jaar.
Uiteraard kunt u de variabelen wijzigen zodat die uw eigen situatie nauwkeuriger benaderen. Reken uzelf echter niet rijk door de interne kosten te onderschatten. Als er bijvoorbeeld geen P&O medewerker in het bedrijf is en deze taken worden verricht door bijvoorbeeld de directeur-eigenaar, dan kunt u het salaris van de P&O medewerker vervangen door uw eigen salaris. De tijd die u daaraan besteed had u immers ook op een andere wijze kunnen invullen.
Berekening
Dit bedrag tellen we op bij de kosten van vervanging en productieverlies (€ 74.714) en de kosten van de arbodienst (€ 4.655,00). De kosten van verzuim komen daarmee op een totaal van € 92.027,10.
U ziet dat de kosten van de arbodienst (€ 4.655,00) niet in verhouding staan tot de totale kosten van het verzuim. Het loont dus ons inziens niet de moeite om een scherpe prijsstelling na te streven ten koste van de kwaliteit van de geleverde diensten van de arbodienst of bedrijfsarts.
Als uw verzuim 1% daalt naar 3,4% (dit is een daling van ca. 23%) worden uw totale kosten € 57.734 (vervanging en productieverlies) + € 4.655 (voor het gemak houden we de kosten van de arbodienst gelijk, maar zouden lager moeten uitvallen) + € 9.781,26 (we gaan hier ook uit van een daling van 23% van de kosten van de interne verzuimbegeleiding) = € 72.170,26. Dan levert u dat een besparing op van €19.856,84.
En voor een bedrijf van 200 medewerkers met een verzuim van 6% levert een 1% daling van het verzuim bij deze berekening een besparing op van: € 114.083,67.
Als uw verzuim (veel) hoger is, dan zijn uw kosten en besparingen uiteraard ook (veel) hoger. Het loont de moeite de rekensom voor uw eigen organisatie te maken.
Bij deze berekening zijn bovendien nog niet de overige kosten van verzuim meegenomen, inclusief een eventuele WIA instroom. M.a.w. als organisatie kun je ons inziens het beste de beste arbodienstverlener uitzoeken zonder (teveel) op de prijsstelling te letten. Wij zijn overigens niet de duurste.
Activiteiten P&O bij verzuim
- advisering leidinggevenden over de diverse aspecten van verzuim
- advisering van medewerkers
- onderhouden van contacten met bedrijfsarts en reintegratiebedrijven
- contact met het UWV
- zorgen voor contractuele afspraken met en evaluatie van externe dienstverleners
- zorgen dat alle (wettelijke) aspecten van de Wet verbetering Poortwachter naar behoren worden uitgevoerd
- analyse van verzuim
- beleidsontwikkeling m.b.t. verzuim
Activiteiten leidinggevenden bij verzuim
- regelmatig contact met de zieke medewerker over (de voortgang van) de ziekte
- informeren van collega’s
- organiseren van vervanging
- zorgdragen dat werkzaamheden naar behoren worden overgenomen door de vervanger c.q. zorgdragen voor (het laten) inwerken van de vervanger
- eventueel klanten (laten) inlichten over de afwezige medewerker
- reïntegratieactiviteiten
- casemanagement in het kader van de Wet Verbetering Poortwachter
overleg P&O en arbodienst/bedrijfsarts